Zo kies je de juiste softwarepartner bij het uitbesteden van softwareontwikkeling  

Soms hoor je in de IT-outsourcing wereld allerlei horrorverhalen over projecten die uitlopen qua budget of tijd, slecht geschreven code of die op andere manieren mislopen. Maar een outsourcingproject kan ook heel succesvol zijn. Veel hangt af van een goede samenwerking met de juiste software partner. Maar hoe vind je die?  Dat lukt je door vooraf duidelijke eisen te stellen, te zoeken naar de juiste technische expertise en te kiezen voor voor een goede culturele ‘fit’.     

Een softwareproject uitbesteden is een serieuze zaak en dat heeft verschillende oorzaken. Zo is het voor bedrijven al jaren lastig om techtalent te vinden en aan boord te houden. Wie de spanningsindicator van het UWV bekijkt, ziet de landkaart dieprood kleuren: het tekort op de Nederlandse ICT-arbeidsmarkt is enorm groot. Softwaredevelopers zijn even schaars als kostbaar. Volgens Glassdoor is het gemiddelde basissalaris van softwareontwikkelaars in Nederland 4.000 euro per maand. Hoe meer ervaring iemand heeft, hoe hoger dat salaris wordt.  

Het vinden van de juiste mensen voor een project is een uitdagende en kostbare exercitie. Daar komt bij dat lang niet alle bedrijven behoefte hebben aan een eigen development-afdeling. Er zijn tal van organisaties bij wie ICT alleen gebruikt wordt ter ondersteuning van werkprocessen en het geen kernactiviteit is. Ze ontwikkelen dan niet doorlopend nieuwe software, maar doen dat alleen op specifieke momenten als dat noodzakelijk is. Voor een eigen development-team is er dan te weinig werk. Op- en afschalen, kunnen versnellen wanneer nodig, en profiteren van specifieke expertise en ervaring zijn andere redenen om softwareontwikkeling uit te besteden.  

De basis voor het kiezen van de juiste softwarepartner: eisen, skills en scope 

Het vinden van de juiste softwarepartner voor een ontwikkeltraject vraagt om een gedegen aanpak.  Dat begint bij het formuleren van de wensen en eisen die je als uitbesteder hebt voor dat project. Wat wil je precies bereiken? Wat valt er in de scope en wat absoluut niet? Hoe ziet het eindproduct eruit? Waar moet een eerste versie minimaal aan voldoen? Maar ook: hoeveel tijd en geld is daarvoor beschikbaar?  

De volgende stap is het bepalen welke technologische expertise nodig is om het project tot een succes te maken. Met welke programmeertalen moet er gewerkt worden? Zijn er bepaalde frameworks of platformen waar rekening mee moet worden gehouden? Zijn er alleen developers nodig of bijvoorbeeld ook testers, AI-experts en data-scientists?  

De behoefte aan competenties wordt vaak deels bepaald door de al bestaande ICT-infrastructuur en eventuele beheerders die je in dienst hebt. Integratie van verschillende softwareonderdelen verloopt gemakkelijker als gebruikte technologie niet steeds van project tot project verschilt. Pas als dit soort randvoorwaarden duidelijk zijn, kun je gaan zoeken naar een partner die geschikt is om het project uit te voeren.  

Het belangrijkst bij de keuze voor de juiste softwarepartner: het team 

De basisfactoren worden doorgaans meegenomen bij het zoeken naar een passende softwarepartner. Maar vaak wordt er niet genoeg aandacht gegeven aan misschien wel de belangrijkste factor bij het kiezen van een geschikte partner; het team. Naast de eerdergenoemde randvoorwaarden is een goede klik – zowel tussen sleutelfunctionarissen als op het gebied van  van bedrijfscultuur – een succesfactor. Ook het trackrecord kan relevant zijn: in hoeverre hebben mogelijke partners ervaring opgedaan met bepaalde soorten software en specifieke technologie en programmeertalen? In welke mate hebben ze recent aantoonbaar succesvolle projecten opgeleverd? Zijn die projecten ook op tijd en binnen budget afgerond? In het specifiek is domeinkennis hierbij relevant. Als developers van mogelijke softwarepartners ervaring hebben binnen jouw sector kan dit enorme voordelen opleveren. De snelheid van het onboarden gaat omhoog, maar de industrie-relevante inzichten en kennis voegt significante waarde toe en kan directe invloed hebben op het succes van jouw project.  

Het kan helpen om hierbij niet alleen te kijken naar online reviews en referenties, maar ook door zelf met eerdere klanten van beoogde partners in gesprek te gaan. Hoe verliepen hun projecten? Zijn ze tevreden met de samenwerking en met het eindresultaat? Hoe snel kwam goede samenwerking tot stand? Hoe wordt omgegaan met uitdagingen of conflicten? Zijn de juiste functionaliteiten op het juiste moment geleverd? 

Organizational advisor en coach Giancarlo Scaramelli raadt daarbij nadrukkelijk aan om ook met de developers van het bedrijf in gesprek te gaan. “Als je de juiste mensen hebt gekozen, zie je dat ze trots zijn als ze over een succesvol project praten. Dat is een goed teken. Ik wil enthousiasme zien: kijk eens wat we gedaan hebben! Als je dat ziet, dan weet je dat ze eigenaarschap nemen over wat ze doen. Dat ze hun werk leuk vinden. Dat geeft mij de zekerheid dat als iets niet volgens plan gaat, deze mensen ook hun best doen om het weer op te lossen.” 

Op zoek naar de popcorn 

Scaramelli heeft decennia ervaring in de IT-sector, onder meer met outsourcing. In die tijd heeft hij geleerd dat niet alleen harde eisen op het gebied van skills en resultaten en het financiële aspect belangrijk zijn voor een succesvol outsourcingproject. Hij beschrijft de harde eisen als de menukaart in een restaurant en de cultuur als de passie van de kok. “Als die aspecten niet met elkaar in balans zijn en even belangrijk worden gevonden, moet je vaak twee keer zo hard werken om de samenwerking goed te laten verlopen. Dan heb je alle ingrediënten wel, maar als je geen passie hebt en niet weet wat je klant wil, heb je geen garantie dat de maaltijd lekker is.” 

Om goed af te wegen of een softwarepartner echt de juiste keuze is voor jouw project, moet voorbij de technische menukaart gekeken worden. Je moet, zoals Scaramelli dat graag zegt, naar ‘de popcorn’ zoeken. Daarmee doelt hij op het speciale; hetgeen wat deze softwarepartner onderscheidt van zijn concurrentie. De term komt van Scaramelli’s eigen bioscoopervaringen. “Als ik naar de film ga, wil ik écht lekkere popcorn eten. Films worden op zoveel plekken gedraaid dat ik uit talloze bioscopen kan kiezen. Dus zoek ik naar degene met de lekkerste popcorn”, legt hij uit. “De vraag is: wat is jouw popcorn? Wat is net dat beetje extra wat een partner een ideale keuze maakt voor jouw project?”  

Die popcorn kan je vinden door vragen te stellen die buiten de standaard vragenlijst vallen. “Bijvoorbeeld: mogen mensen in het team hun mening uiten? Gaan ze mij uitdagen? Wat zijn hun hobby’s? Waar gaan ze naartoe op vakantie? Naar wat voor muziek luisteren ze? Ik wil dat het bedrijf me over het team vertelt, want deze mensen gaan mijn leven beter of slechter maken. Ik wil dat het bedrijf me bewijst dat ze hun mensen kennen en ik wil een indruk krijgen van de sfeer. Wat is het verloop? Dat geeft al een signaal van de cultuur. En dit zijn dingen die vaak niet in een contract terugkomen, maar wel onderwerpen die het verschil maken.” 

Vervolgens is het zaak om de werknemers ook zelf te ontmoeten. Niet alleen om te zien met wie je gaat werken, maar ook om te controleren of wat je contactpersoon heeft gezegd ook echt klopt. Natuurlijk bestaat er een kans dat een bedrijf geen antwoord wil geven op dergelijke persoonlijke of ongebruikelijke vragen. “Maar dan word ik geen klant van hen,” stelt Scaramelli. Het hangt er dus vanaf wat voor jou de popcorn is. 

Communicatie en het development-proces  

Tijdens de gesprekken met potentiële partners zijn er – naast een klik – twee andere zaken waar je op kunt letten. Allereerst: de taal. Veel outsourcing-partijen werken met developers in het buitenland, wat betekent dat ze geen Nederlands spreken. Dat hoeft geen probleem te zijn, mits zij een taal spreken die de uitbestedende partij ook goed beheerst. In veel gevallen zal dat Engels zijn.  

Daarnaast is het belangrijk dat er ook daadwerkelijk goed gecommuniceerd wordt. Worden er regelmatig updates gegeven? Zijn teamleden beschikbaar voor discussies? Gebruiken ze hier bijvoorbeeld ook tools als Jira, Trello of Slack voor? En hoe zit hun ontwikkelproces eigenlijk in elkaar? Werken zij agile en kun je na iedere sprint een update verwachten? Of gebruiken ze   de watervalmethodet en komen er op andere momenten updates? Hoe wordt documentatie opgesteld? Allerlei vragen die je zowel aan het bedrijf zelf als aan de developers in het team kunt stellen. 

Een vast team voor continuïteit 

Bij langdurige projecten kan het prettig zijn om met een vast team te werken, vindt Scaramelli. Iedereen die aan een project begint te werken, moet zich immers inlezen in de scope van het project, de gestelde eisen en de techniek die gebruikt wordt. Daarnaast moet iemand wegwijs worden in hetgeen wat al gebouwd is. Welke keuzes zijn gemaakt en waarom? Wat is al af en wat niet? Investeren in kennis van het product en het onderliggende domein zorgt uiteindelijk voor een kostenbesparing. Scaramelli vindt het ook belangrijk dat er een relatie wordt opgebouwd op basis van vertrouwen. Dé manier om dat te bereiken, is om samen te werken met een dedicated team. Dat is volgens Scaramelli “een team waarin ik alle mensen ken en weet wat ze aan het doen zijn.” 

Proefproject en kosten vergelijken

Als er eenmaal een lijst ontstaat van potentiële partners, is de logische volgende stap om de verschillende voorstellen te vergelijken. Wat zijn de kosten en hoe zijn die vastgesteld? Hoe zijn zaken rondom intellectueel eigendom en vertrouwelijkheid geregeld? Hoe worden teams samengesteld en gecoacht? Hoe verdeelt de potentiële partner de tijd over zaken als begeleiding, supervisie, training, opleiding, sociale events, kwaliteitscontrole en overleg? Hoe worden contracten opgesteld? Alle eerdergenoemde punten kunnen naast elkaar gelegd worden om tot een keuze voor de beste partner te komen.  

In dit vergelijkingsproces zitten ook valkuilen. Als er sprake is van een lage prijs of zeer snelle doorlooptijd, bestaat het risico dat een project achteraf toch duurder blijkt te zijn of langer blijkt te duren, bijvoorbeeld omdat er regelmatig over meerwerk of uitzonderingen wordt gesproken, of omdat de kwaliteit zo slecht is dat er geen sprake kan zijn van een succesvol project. 

Veel uitbesteders beginnen daarom kleinschalig: met een pilotproject of een POC, bijvoorbeeld voor een losstaand product met eigen functionaliteit en een duidelijke kop en staart. De ervaring leert dat je dan in relatief korte tijd – enkele weken tot enkele maanden – goed zicht krijgt op hoe een partij in werkelijkheid presteert, maar ook invulling geeft aan samenwerken. Weten leden van je eigen team en het externe team elkaar gemakkelijk te vinden? Komt informatie-uitwisseling snel en goed op gang? Pas als je een positief resultaat ziet, kies je voor het opstarten van de formele samenwerking.  

Je eigen attitude 

Een succesvol project hangt van meer af dan alleen een goede voorbereiding. Ook tijdens de samenwerking heeft de uitbestedende partner een belangrijke rol om tot een succesvol project te komen, benadrukt Scaramelli.  

Zo is het heel belangrijk dat de mensen zich gewaardeerd voelen. Wie dat niet voelt, heeft ook niet de neiging om zich 100 procent in te zetten. Natuurlijk heeft het bedrijf waarvoor de mensen werken daar een rol in, maar de opdrachtgever heeft dat net zo goed. Het team werkt immers aan jouw project. “Vier successen samen, want dat is de manier waarop je een band opbouwt. Laat zien dat je de leden van het externe team waardeert.” 

Mocht er toch wat fout gaan, dan is het dan is het belangrijk om daar diplomatiek en constructief op te reageren, vindt Scaramelli. “Soms maak je fouten. Dan leren we daarvan en gaan we door. Als je daar altijd woedend om wordt, nemen mensen ook geen eigenaarschap over hun werk. Dan worden ze bang om fouten te maken en doen ze alleen wat nodig is om door het project te komen. Maar als je hen een veilige omgeving biedt, nemen ze sneller die extra stap om een project beter te maken.” 

Ook is het belangrijk om de juiste product owner te selecteren. Hij of zij moet de brug slaan tussen jou en het externe team en is vanuit die rol ook degene met wie je als opdrachtgever het meeste contact hebt. “Je kunt alle benodigde voorbereiding doen, de spreekwoordelijke popcorn vinden en het bedrijf selecteren dat de kwaliteit levert waar je naar op zoek bent, maar als je dan echt samen gaat werken, is het heel belangrijk dat degene die verantwoordelijk is voor de dagelijkse samenwerking dezelfde mindset heeft als jij. Dat maakt de kans op succes veel groter.” 

Tot besluit 

Bij het kiezen van de juiste softwarepartner moet een evenwicht vinden tussen technische expertise, communicatie en culturele fit. Maar het belangrijkst is dat je een softwarepartner kiest die aansluit bij jouw unieke behoeften. 

Wie de tijd neemt om potentiële partners, hun teams, hun werkwijze en prestaties grondig te leren kennen en met elkaar te vergelijken, voorkomt hoofdpijn en vergroot de kans op een succesvol project én een aangename samenwerking.  

Wil je NetRom als softwarepartner beter leren kennen?  

Leer over onze technische expertise, werkwijze en samenstelling van teams die aansluiten bij jóuw behoeften. Vraag hieronder vrijblijvend ons informatiepakket aan door je gegevens achter te laten. 

Op zoek naar betrouwbare softwareontwikkelingsdiensten?
Ontdek hoe we kunnen helpen.