In 10 stappen moeiteloos jouw legacy systemen moderniseren 

Als je voor de dagelijkse bedrijfsvoering afhankelijk bent van verouderde IT-systemen, is het lastig om aan de hoge hedendaagse eisen te voldoen. Modernisering is dan noodzakelijk, maar in praktijk blijkt dat er soms wat huiver bestaat om deze systemen aan te pakken. Het is een omvangrijk proces dat tijd en geld kost. Daarnaast komt er verandermanagement bij kijken en bestaat er de vrees voor (tijdelijke) downtime tijdens het moderniseringsproces. Dus hoe kun je het beste jouw legacy systemen moderniseren? 

In legacy systemen die gemoderniseerd dienen te worden schuilen vele gevaren die op het eerste gezicht niet zichtbaar zijn, maar vroeg of laat wel voor de nodige problemen binnen de organisatie zullen zorgen. Een legacy omgeving draait vaak on-premise op verouderde hardware die niet meer betrouwbaar en snel genoeg is. Dat zorgt voor prestatieproblemen. Koppelingen maken met moderne (SaaS-)systemen zijn lastig of onmogelijk te realiseren en de beveiliging laat ook in veel gevallen te wensen over. Documentatie over deze systemen is veelal niet aanwezig en deze informatie is dan alleen beschikbaar in de hoofden van IT-medewerkers. Als deze waardevolle medewerkers naar een andere werkgever vertrekken of met pensioen gaan, ontstaat er een serieus probleem voor de organisatie. Natuurlijk kun je dan op zoek gaan naar externe specialisten, maar je zult dan snel merken dat bepaalde kennis schaars is en daaraan hangt een hoog prijskaartje. 

Alle redenen dus om afscheid te nemen van jouw verouderde omgeving en te kiezen voor een oplossing die voldoet aan de recente eisen met betrekking tot betrouwbaarheid, snelheid, schaalbaarheid en veiligheid. Wie het onderstaande stappenplan volgt, moderniseert en migreert moeiteloos een bestaande legacy omgeving naar een modern platform. 

1. Analyse bestaande legacy omgeving 

De eerste stap in het proces bestaat uit het analyseren van de bestaande legacy omgeving. Dit bestaat voor een groot deel uit het beantwoorden van een aantal belangrijke vragen. Wat is de toegepaste architectuur? Met welke andere systemen en processen zijn koppelingen tot stand gebracht? Wat is er gedocumenteerd en welke personen binnen de organisatie beschikken over diepgaande kennis over de huidige systemen en software? Organisaties die geen tijd hebben om dit uit te zoeken, kunnen ook kiezen voor een audit door een derde partij te laten uitvoeren. NetRom biedt een uitgebreide audit die gedetailleerd inzicht geeft in de huidige staat van jouw bestaande IT-infrastructuur. Deze informatie biedt een uitstekende basis waarop je jouw organisatie verder kunt bouwen. 

2. Doelstellingen en randvoorwaarden bepalen 

Bij het moderniseren van een legacy omgeving gaat het niet alleen om het vernieuwen van bestaande functionaliteit. Het is ook een moment om te onderzoeken of de functionaliteit moet worden uitgebreid. In dit stadium is het belangrijk om met alle stakeholders om de tafel te gaan zitten en vast te stellen of en waar behoefte is aan uitbreiding van functionaliteit. Daarnaast moet een nieuwe omgeving ook voldoen aan eisen op het gebied van betrouwbaarheid, schaalbaarheid en veiligheid. Veel legacy systemen zijn niet altijd toegankelijk via mobiele apparaten, zoals smartphones of tablets. In verband met een continue 24×7 bereikbaarheid van systemen is het wel wenselijk om dat te faciliteren. Verwerkt het legacy platform ook persoonlijke gegevens, dan moet een organisatie ook rekening houden met de wettelijke vereisten rondom de AVG. 

3. Bepaal tech stack en ontwikkelmethode 

Als je de doelstellingen en randvoorwaarden helder op het netvlies hebt staan, kun je gaan nadenken over de benodigde technology stack en ontwikkkelmethode. De tech stack bestaat uit een verzameling technologieën, zoals besturingssystemen, databases, frameworks,servers en programmeertalen, die worden gebruikt om een applicatie te bouwen en uit te voeren. Als het gaat om de ontwikkelmethode kun je kiezen tussen rearchitect, rebuild en replace. 

• Bij rearchitect wordt de bestaande software gedeeltelijk hergebruikt, maar ook verbeterd en uitgebreid met nieuwe, geavanceerde componenten. De kern van de applicatie, inclusief data en bedrijfslogica, blijft grotendeels intact, maar kan worden gemigreerd naar moderne infrastructuur zoals cloudplatforms. Nieuwe functionaliteiten worden geïntegreerd in de bestaande kern. 

• Rebuild omvat het volledig herontwerpen en herschrijven van de applicatie, waarbij de oorspronkelijke scope en specificaties grotendeels worden behouden. Het doel is om de applicatie te reconstrueren met moderne technologieën, maar met behoud van vergelijkbare functionaliteit. Dit resulteert in een vernieuwde versie van de software die beter aansluit bij huidige technologische standaarden. 

• Bij replace wordt de applicatie of essentiële onderdelen ervan volledig vervangen door kant-en-klare software oplossingen. Dit proces biedt de gelegenheid om nieuwe functionaliteiten te integreren. Kies je hiervoor, dan moet jouw organisatie de bedrijfsprocessen wel aanpassen aan de nieuwe software-oplossing.

4. Kies het juiste cloudplatform 

Als je ervoor kiest om een bestaande legacy omgeving om te bouwen tot een SaaS-oplossing, zul je deze op een bepaald type cloudplatform moeten hosten. Je kunt kiezen uit een private, publieke of hybride cloud. Bij het verwerken van persoonsgegevens is het verstandig om deze data op te slaan bij een cloudaanbieder met een datacenter op Nederlands grondgebied, zodat jouw bedrijf GDPR-compliant opereert. De cloudaanbieder moet zich dan houden aan de strenge Nederlandse en Europese privacywetgeving.

Bij het ontwerpen van een nieuwe IT-infrastructuur moeten we ook onze blik op de toekomst werpen. De oplossing moet voldoende mogelijkheden bieden om te schalen en functionaliteiten toe te voegen. Kies daarom voor een bewezen cloudtechnologie die voortdurend wordt ontwikkeld.

5. Plan van aanpak migratie 

Als duidelijk is geworden voor welke oplossing we kiezen, is het noodzakelijk om een migratieplanning te maken. Welke middelen en vakkennis hebben we nodig om alles binnen een acceptabel tijdvak te implementeren? Als de aanschaf van nieuwe hardware noodzakelijk is, moet je ook rekening houden met levertijden, die soms lang kunnen zijn. Bij het maken van een plan van aanpak is het aan te bevelen om een realistische en flexibele planning, zodat onvoorzienbare omstandigheden en onverwachte tegenslagen de beoogde opleverdatum niet in de war gooien. Zo zorg je ervoor dat de migratie van jouw legacy omgeving naar de nieuwe omgeving goed verloopt. 

6. Nieuwe omgeving inrichten 

Bij het inrichten van een nieuwe omgeving is het belangrijk dat alle bedrijfsprocessen moeten blijven functioneren. Je kunt ervoor kiezen om de nieuwe omgeving losgekoppeld van de oude omgeving te ontwikkelen. Zo kunnen de bestaande en nieuwe omgeving elkaar niet in de weg zitten. Natuurlijk kun je kiezen voor een hybride aanpak, maar dan moet je er wel zeker van zijn dat er geen storingen of conflicten optreden bij het uitvoeren van processen. De voortgang van processen moet onder alle omstandigheden worden gegarandeerd.

Voor bepaalde specialismen is deskundig IT-personeel schaars en daar moet je wel rekening mee houden. Misschien heb je niet het juiste vakpersoneel in huis en is het noodzakelijk om voor ondersteuning een beroep te doen op een deskundige IT-dienstverlener. NetRom kan organisaties volledig ondersteunen en ontzorgen bij het moderniseren en migreren van een legacy systemen naar een nieuwe omgeving. 

7. Testen nieuwe omgeving 

Om een succesvolle livegang later mogelijk te maken, is het noodzakelijk om de nieuwe omgeving uitgebreid en intensief te testen. Probeer alle mogelijke scenario’s uit en test het platform ook onder zware omstandigheden. Blijft alles werken? Natuurlijk moeten ook alle koppelingen met andere systemen worden getest. Lukt het om data uit te wisselen tussen de nieuwe omgeving en de andere systemen? Daarbij moet ook gekeken worden naar de cyberweerbaarheid van de nieuwe omgeving. Is deze bestand tegen cyberaanvallen en hacks? Specialisten kunnen penetratietests uitvoeren om de zwakke plekken in de beveiliging te ontdekken. Quality assurance en testen is een zeer belangrijk aspect voor een succesvolle livegang van een nieuwe omgeving. 

Het kan ook zinvol zijn om jouw gebruikers in een testomgeving alvast met de nieuwe omgeving te laten werken. Ze zullen waarschijnlijk nog niet van alle mogelijkheden op de hoogte zijn, maar ze kunnen er alvast mee werken en mogelijk zullen ze bugs en lacunes ontdekken. Dat geeft jouw bedrijf de mogelijkheid om dit voor de livegang op te lossen.

8. Trainen personeel 

Personeel in jouw organisatie is gewend om te werken met je legacy omgeving. Dat doen ze meestal al jaren en je kunt enige weerstand verwachten als ze met een nieuwe omgeving moeten leren werken. Daarom is aan te bevelen om voor de livegang een aantal trainingen voor het personeel te organiseren. Dan raken ze bekend met nieuwe interfaces en wordt het acceptatieproces aanzienlijk versoepeld. 

Een nieuwe omgeving betekent ook de toepassing van een nieuwe tech stack. Jouw IT-personeel moet ook op de hoogte zijn van alle technische details. Daarom is het ook aan te bevelen om deze medewerkers te trainen, zodat ze straks optimale ondersteuning kunnen bieden en gemakkelijk eventuele storingen kunnen oplossen. 

9. Livegang nieuwe omgeving 

De livegang is het moment waarop de nieuwe omgeving in gebruik wordt genomen en de legacy omgeving wordt uitgeschakeld. Dit kan alleen plaatsvinden nadat tijdens uitvoerig testen is gebleken dat de nieuwe omgeving betrouwbaar functioneert. In sommige gevallen kan het zinvol zijn om de legacy omgeving voor noodgevallen nog steeds geheel toegankelijk te houden. Mocht er tijdens een livegang naar de nieuwe omgeving een storing plaatsvinden, dan kan altijd worden teruggegrepen op de legacy omgeving en is de voortgang van bedrijfsprocessen gegarandeerd. 

Overigens kun je ook kiezen voor een gefaseerde livegang. Dan worden niet alle legacy applicaties in één keer omgezet maar een nieuw systeem, maar voer je dit proces in fasen uit. Het is slim om te kiezen voor een aanpak waarbij je begint met de minst kritische bedrijfsapplicaties. Dan loop je het minste risico op uitval en downtime. De in de eerste fase opgedane kennis en ervaring kun je gebruiken om de meer mission critical legacy applicaties in een later stadium soepel en foutloos naar de nieuwe omgeving te migreren. 

10. Evaluatie en verbeteringen doorvoeren 

Na de livegang werken meerdere personen binnen de organisatie met de nieuwe omgeving. In de praktijk blijkt dat er dan altijd nog bugs kunnen worden ontdekt of storingen kunnen optreden. Zorg ervoor dat er voldoende geschikt IT-personeel beschikbaar is om deze problemen snel op te lossen. Werk je met een externe software development partner zoals NetRom, dan is deze support na livegang meestal al standaard in de dienstverlening opgenomen. 

Een infrastructuur, platform of architectuur die foutloos werkt, zorgt ervoor dat jouw personeel de nieuwe omgeving accepteert. Ook is het zinvol om na enige tijd het personeel de nieuwe omgeving te laten evalueren. Hoe ervaren ze de nieuwe omgeving? Werkt alles beter in vergelijking met de legacy omgeving? Verlopen processen soepeler en kunnen ze hun werk sneller uitvoeren? Input van gebruikers is buitengewoon zinvol. Vaak komen ze ook met ideeën voor verbeteringen van het nieuwe systeem. Het zorgt uiteindelijk altijd voor betere systemen en applicaties, wat zorgt voor efficiëntere processen, die een positief effect hebben op de winstgevendheid van een bedrijf.

Hulp nodig bij de modernisering van je legacy systemen?

De bovenstaande 10 stappen zullen je een solide handleiding bieden voor het moderniseren van je legacy omgeving. Heb je niet alle kennis, mensen en ervaring in huis om dit alles binnen een realistische en acceptabele tijdslijn te realiseren? 

NetRom Software heeft meer dan 25 jaar ervaring met het moderniseren van legacy software. De hoogopgeleide IT-specialisten van NetRom Software onderscheiden zich door een hoog kennisniveau in combinatie met diepgaande domeinkennis van vele sectoren. 

Ben je benieuwd wat NetRom Software op het gebied van legacy modernisering en migratie voor jouw bedrijf kan betekenen? Neem dan via het contactformulier contact met ons op of bekijk hier onze klantcases om te ontdekken hoe onze klanten hun legacy modernisatie met NetRom hebben ervaren.