Infoland vindt healthcare expertise en proactieve IT partner in NetRom

Wie werkzaam is op het vlak van QSEH (Quality, Health, Safety and Environment) of in het dagelijks werk moet voldoen aan strenge veiligheidseisen of protocollen, kan zo maar een eindgebruiker zijn van Zenya. Zenya is een softwaresuite van de Nederlandse softwareleverancier Infoland. Veranderende regels en veranderende gebruikers bepalen een groot deel van de ontwikkelagenda.

Zenya is een suite voor QHSE-software voor kwaliteitsmanagement en risicomanagement. De suite omvat een uitgebreid softwarepakket met meerdere modules en solutions. De software bestaat al bijna 25 jaar – voorheen was Zenya bekend onder de naam ‘iProva’. De basis ligt in een documentbeheerssysteem; later zijn daar steeds meer modules en oplossingen aan toegevoegd. Zo zijn er onderdelen voor documentbeheer, voor werkprocessen en het bewaken en opvolgen van acties en taken, voor vragenlijstonderzoeken die onderdeel kunnen zijn van audits en assessments en voor risicomanagement. De module FLOW helpt organisaties te verbeteren door het eenvoudig melden van incidenten en analyseren mogelijk te maken. Ook opvolging van meldingen wordt met Zenya FLOW ondersteund waarbij iedereen in een oogopslag weet wat er van wie verwacht wordt. De BOOST module ondersteunt bij het vergroten van de bewustwording rondom kwaliteit en veiligheid, bijvoorbeeld door informatiecampagnes uit te zetten die medewerkers uitdagen en scherp houden.

Renée Dzialiner, Product Owner bij Infoland, heeft een achtergrond in de hotellerie. Ze maakte in 2017 de overstap naar een softwarebedrijf waar ze verschillende functies vervulde. Daarna maakte ze een kort uitstapje naar de zorg. De wereld van software bleef haar toch trekken en in mei 2023 kwam ze aan boord bij Infoland. Als Product Owner is ze nauw betrokken bij de samenwerking tussen Infoland en ontwikkelpartner NetRom. Infoland heeft drie development teams en een daarvan is een hybride team met daarin ook IT’ers van NetRom.

”Zenya wordt veel gebruikt in de zorg – op één ziekenhuis na hebben alle ziekenhuizen in Nederland het pakket in huis,” zegt Dzialiner. “Naast klanten in Life Sciences & Health heeft Infoland ook klanten in sectoren als Sustainable Energy & Water en Agri & Food. Typische eindgebruikers zijn kwaliteitsfunctionarissen en QSEH -professionals, maar in de zorg zijn het ook verpleegkundigen die Zenya ‘aan het bed’ gebruiken. Bijvoorbeeld om na te gaan hoe het ook alweer zat met een nieuw protocol. Je kunt met Zenya ook meldingen van medische incidenten maken – iets wat meestal gedaan wordt vanuit het elektronisch patiëntendossier. Medische professionals zullen zich niet altijd bewust zijn van het feit dat ze dan in Zenya werken.”

Klanten van Infoland krijgen er op het gebied van QSEH alleen maar uitdagingen bij: meer regels vanuit toezichthouders en bestuurders, hogere verwachtingen van eindgebruikers. Naast een hoge betrouwbaarheid is doorlopend verbeteren dus een belangrijke opdracht voor Infoland. “Onze uitdaging is om de suite steeds zo goed mogelijk te laten aansluiten aan de veranderende wensen van eindgebruikers. Ook Zenya heeft te maken met een veranderende wereld: hoe we aankijken tegen manieren om kwaliteit te borgen bijvoorbeeld. Niet alleen de eisen veranderen, maar ook de manier van werken. Dat moeten we met Zenya kunnen faciliteren.”

Naast een hoge mate van configureerbaarheid en flexibiliteit, moet de software van Infoland ook uitermate betrouwbaar zijn. De software ontzorgt eindgebruikers immers op belangrijke elementen van de bedrijfsvoering zoals veiligheid en kwaliteit. De druk daarop neemt alleen maar toe: meer regels, meer behoefte aan verantwoordingsinformatie, meer behoefte aan zekerheden.

Dzialiner: “Omdat de software tamelijk uitgebreid is, kunnen kleine functionele veranderingen – denk aan het toevoegen van een bepaalde rol – grote impact op onderdelen van de applicatie hebben. Dat stelt dus hoge eisen aan de ontwikkelaars, die werken aan de verbetering en optimalisatie van Zenya. Denk bij dat laatste ook aan het vergroten van de user experience, het verkleinen van het aantal clicks door software heen om iets gedaan te krijgen.”

Infoland heeft medio 2019 de hulp van NetRom ingeroepen omdat er behoefte was aan aanvullende, flexibele ontwikkelcapaciteit; iets wat in die periode met Nederlandse developers niet eenvoudig te organiseren was. “NetRom is in eerste instantie met twee developers gestart als een soort standalone team: werken aan concrete projecten met een kop en een staart, een beetje volgens de watervalmethode. We waren hier behoorlijk tevreden over, maar zagen ook al snel dat de samenwerking veel meer mogelijkheden bood dan wij eruit haalden,” legt Dzialiner uit. “Dat leidde tot de overgang naar een veel hechtere samenwerking in de vorm van gemengde teams. Inmiddels is dit gemengde team elf mensen groot, waarvan zeven personen bij NetRom zitten: één tester, vier developers, een teamcoach en een teamcoördinator.” In Nederland telt het team van Infoland vier teamleden: naast de product owner twee developers en een scrummaster.

NetRom heeft onder meer geholpen bij het opzetten van een startportaal voor Zenya: een omgeving die een functioneel beheerder zelf kan invullen en afstemmen op de eindgebruikers. Wat is daar zichtbaar en hoe kan je snel doorklikken naar de meest gevraagde functies? Welke iconen gaan we daarvoor gebruiken? Wat mag de klant straks wel en niet zelf aanpassen? Ook helpt NetRom bij de internationalisering van de suite. Die wordt in meerdere talen beschikbaar en daar komt veel backend werk bij kijken.

“Wanneer we aan nieuwe onderdelen beginnen, trekken we daar veel tijd voor uit,” zegt Dzialiner. Ze licht toe: “Met iemand die naast je bureau komt staan, kan je gemakkelijk even sparren. Het uitsluitend samenwerken op afstand maakt je al vrij snel heel resultaatgericht en efficiënt. Je woont een meeting bij en kan weer door. Het is echter ook belangrijk om de verbinding te blijven zoeken. Bijvoorbeeld door wat informeel met elkaar te babbelen voorafgaand aan het overleg. Hoe was je weekend, wat heb je gedaan? Wij Nederlanders zijn best bereid om iets te delen over ons privéleven. Dat is in Roemenië minder gebruikelijk, maar ik vind het leuk om te zien dat binnen ons team dit steeds meer normaal wordt – collega’s willen graag meer van elkaar weten vanuit de privésfeer. Een van de uitdagingen is dat Engels zowel voor ons als voor de NetRom-collega’s niet de moedertaal is. Af en toe is het wel even zoeken naar de juiste woorden.”

“Vanuit Infoland proberen we in onze samenwerking de release-perioden – meestal drie tot vier maanden – te organiseren rondom bepaalde nieuwe features, nieuwe producten of aanvullingen, en deze een duidelijk thema mee te geven. We werken dan aan meerdere thema’s naast elkaar, zodat we werkzaamheden groeperen. Dat draagt bij aan de focus.”

“Een groot voordeel van de samenwerking met NetRom is dat in hun model altijd plek is voor een teamcoach. Die zorgt ervoor dat afspraken worden nagekomen,” vertelt Dzialiner. “Denk aan het organiseren van capaciteit, bijvoorbeeld als er iemand vervangen moet worden. Ons product is groot; om het te leren kennen heb je wel even de tijd nodig, al geeft iedereen binnen het team elkaar ook uitleg on the fly. Iemand die nieuw in het team start, moet ook weten hoe er gewerkt wordt. Dat regelt NetRom allemaal op de achtergrond.”

“Om het begrip te versterken en te vergroten doen we ook de voorbereiding van de stories gezamenlijk. In zo’n call schuiven dan ook hun QA-professionals aan, die later het opgeleverde product moeten gaan testen. Vooraf deze mensen betrekken vergroot naderhand het begrip van en het inzicht in de applicatie. Dat maakt het testen ook gemakkelijker. NetRom werkt veel voor independent software vendors en dat merk je.”

“Onderdeel van onze werkwijze is dat we elke twee weken een retrospective doen. De teamleden van NetRom halen hiervoor ook het net op bij hun collega’s die op andere projecten werkzaam zijn. Zo brengen ze kennis in die voor onze projecten nuttig kan zijn. Omgekeerd betrekken wij ook Infoland developers uit onze andere teams bij het werk van NetRom. Soms verwijzen we onze NetRom collega’s door naar iemand uit een ander team, bijvoorbeeld omdat daar het antwoord op een vraag te halen is. Dan hebben de engineers en architecten gewoon onderling contact, dat gaat erg gemakkelijk,” aldus Dzialiner.

Wat Dzialiner betreft is het grootste voordeel van NetRom de flexibiliteit die geboden wordt. We hoeven niet veel op- en af te schalen, maar het NetRom-team biedt ons ook flexibiliteit in omgang met de rituelen welke wij hanteren, zowel binnen het team als binnen het gehele product development team van infoland.”

Omdat de NetRom-collega’s inmiddels flink wat domeinkennis hebben opgebouwd (“Een van de software engineers werkt nu al vijf jaar voor Infoland en die weet meer van het product dan ik,” zegt Dzialiner) is het geen kwestie meer van ‘code laten opstellen’. Naast het toevoegen van developmentcapaciteit aan het gemengde team, vormen de mensen van NetRom ook belangrijke sparringpartners. “Als ik met een vraag zit – bijvoorbeeld over waar ik meer kan vinden over bepaalde functionaliteit – dan kijk ik natuurlijk eerst zelf. Maar als ik er niet uit kom, dan bel ik ze gewoon. Kortom, als ik luister naar mijn Infoland-collega’s, dan is mijn indruk dat we de afgelopen tijd grote stappen hebben gezet en dat er een goede vorm van samenwerking is. Als wij hier een lunch hebben voor de afdeling, dan proberen we ook iets aan de kant van NetRom te regelen. Er heerst een positieve dynamiek en daar zijn we erg blij mee.”