NetRom en Contentserv: Transformatie van productdatabeheer voor XXXLutz 

Toen de online retailer XXXLutz in 2019 koos voor de productinformatiebeheeroplossing van Contentserv, markeerde dit het begin van een nieuwe productlijn voor Enterprise Onboarding-systemen. Na de GoLive van de eerste projectfase in 2022 had de destijds betrokken systeemintegrator moeite met de vereiste systeemprestaties en schaalbaarheidseisen. NetRom werd ingeschakeld en loste de problemen snel op. Dit markeerde het begin van een vruchtbare samenwerking tussen NetRom en Contentserv.

Productgegevens kunnen afkomstig zijn van meerdere leveranciers, grondstofleveranciers, datapools, derde-partij contentaggregators, bureaus, legacy ERP-systemen, gedecentraliseerde businessunits, CRM-systemen en meer. Wanneer deze gegevens in meerdere formaten in verschillende afdelingen binnen de organisatie zijn opgeslagen, kan het importeren en consolideren van productgegevens frustrerend zijn om te beheren en te standaardiseren. Dit leidt vaak tot vertragingen bij productlanceringen, gemiste inkomstenkansen en een inconsistente klantervaring.

De snelle merk- en productuitbreidingsstrategie van de retailer XXXLutz, die deel uitmaakt van de GIGA International inkoopvereniging, stelt de e-commerce en met name de productinformatiesystemen in het productinkoopgebied voortdurend op de proef qua schaalbaarheid.

Opgericht in 1945 als een meubelfabriek, is XXXLutz nu een van de grootste online retailers en de op één na grootste meubelretailer ter wereld. Het bedrijf exploiteert 24 webshops en 370 vestigingen in 14 landen in Noordoost-Europa, heeft 27.100 medewerkers in dienst en genereert een omzet van ongeveer zes miljard euro. Naast meubels biedt XXXLutz een breed scala aan andere producten, van tuingereedschap tot huishoudelijke artikelen en verlichting. Het bedrijf ging in 2014 online (www.xxxlutz.at), waarmee het begin werd gemarkeerd van hun uitbreiding van een fysieke retailformule naar een digitaal gedreven bedrijf, en koos tien jaar later voor een eigen marktplaatsmodel.

Contentserv biedt oplossingen voor productgegevensbeheer en richt zich op grote (e)retailers. “Onze oplossing wordt gebruikt door marketeers, productteams en IT-professionals bij meer dan 1.600 bedrijven in 90 landen voor het beheren van productcontent op ondernemingsniveau,” zegt Hilke Diepenbruck. “De software van Contentserv stelt (online)retailers in staat om hun gegevens via productfeeds naar vrijwel alle wereldwijde marktplaatsen te leveren. Omgekeerd stelt het marktplaatsen in staat om productgegevens van hun platformpartners correct in hun eigen gegevensomgeving op te nemen.”

Het platform van Contentserv maakt het mogelijk om meerdere – organisatorisch gescheiden – PIM-systemen te voorzien, die tegelijkertijd een centraal datamodel bevatten. Dankzij workflow-automatisering, kwaliteitsregels voor gegevens en ingebouwde onboarding mapping-functionaliteiten, maakt het platform het beheer en de onboarding van grote datasets mogelijk in een vereenvoudigde gebruikersinterface. Dit zorgt voor een snelle onboarding van nieuwe gebruikers en leveranciers.

“Bij grote retailers, de doelgroep van Contentserv, heb je te maken met uitgebreide ICT- en gegevenslandschappen en complexe datastromen en workflows. Daarom worden alle implementaties van Contentserv uitgevoerd door externe systeemintegrators,” legt Gerrit Engelke uit. “Samen met de klant identificeert Contentserv de meest geschikte partner. De gekozen partner werkt nauw samen met ons interne team, dat zich richt op coördinatie, communicatie en technische vereisten in samenwerking met het team van de klant.”

In 2019 koos de online retailer XXXLutz voor het Product Experience Platform van Contentserv om honderdduizenden van hun eigen producten te beheren. Het doel was om de efficiëntie te verhogen en zich voor te bereiden op de geplande overgang naar een marktplaats. Met Contentserv wilde XXXLutz samenwerken met duizenden internationale leveranciers om hun productdata te verrijken.

Het Contentserv Product Experience Platform is een standaardoplossing, die in nauwe samenwerking met XXXLutz werd verbeterd. Het bijbehorende ontwikkelingswerk werd uitbesteed aan een Indiase serviceprovider. XXXLutz ondervond prestatie- en schaalbaarheidsproblemen tijdens de uitbreiding van productcategorieën en leveranciers, waaronder trage laadsnelheden van de applicatie en architecturale uitdagingen. Toen de problemen aanhielden en oplossingen buiten bereik leken, groeide de wens van XXXLutz om de oplossing te vervangen. Dit was uiteraard niet gunstig voor Contentserv, die begon te zoeken naar een nieuwe partner.

De nieuwe partner werd gevonden binnen Investcorp Technology Partners (ITP), de investeerder die een meerderheidsbelang heeft in Contentserv. Begin 2023 verwierf ITP NetRom, een toonaangevende Nederlandse software-engineeringdienstverlener met meer dan 25 jaar ervaring, die grote internationale klanten, waaronder veel ISV’s, ondersteunt met kritische software-oplossingen. Twee maanden na de overname door ITP, begon NetRom de uitdagingen van Contentserv aan te pakken, nadat XXXLutz een proefperiode van twee maanden had gegeven om de prestaties van het platform te verbeteren.

NetRom begon met twee ontwikkelaars, die voornamelijk verantwoordelijk waren voor het verhogen van de snelheid van het platform. Ze voerden een grondige code-review en platformanalyse uit en stelden snel essentiële architecturale verbeteringen voor. Een van de eerste tastbare resultaten was het verminderen van de synchronisatietijden van de product UI na import van meerdere seconden naar milliseconden. “Dit gaf het Contentserv-team genoeg vertrouwen dat er een oplossing in zicht was, wat het begin markeerde van een goede samenwerking tussen Contentserv en NetRom,” zegt Mircea Negrila, technisch directeur bij NetRom.

Huidige samenwerking sinds 2023

Contentserv heeft een sterke IT-partner in NetRom gevonden. Sinds 2023 werken beide organisaties nauw samen bij het onboarden van nieuwe klanten en het ondersteunen van hun operaties daarna, waaronder de benodigde ontwikkelingswerkzaamheden voor systeemintegraties bij klanten. NetRom heeft ook het cloudbeheer overgenomen, waardoor het een full-scale IT-ondersteuningsorganisatie is geworden. NetRom blijft XXXLutz bijvoorbeeld ondersteunen met ontwikkelingsactiviteiten die gericht zijn op het onboarden van nieuwe partners, het schalen van het platform naar een multi-tenant cloudimplementatie om beter Aziatische leveranciers te bedienen en het mogelijk maken van een cloud-microservicesarchitectuur die zich richt op zowel de beveiliging als de snelheid van het platform. “De cloudtransformatie, evenals het verbeteren van de platformprestaties en de gebruikerservaring, gaat altijd gepaard met aanzienlijke backend-werkzaamheden. We definiëren samen alle stories en backlogvereisten. We werken in sprints, met een release na elke sprint.”

Resultaten

Gerrit Engelke, Head of Product Experience Consulting, blikt terug op de start van de samenwerking met NetRom: “Het onboarden verliep soepel. We waren vanaf het begin verrast door de diepgaande technische kennis. Toen we nieuwe vragen hadden over het cloudbeheer van Contentserv, werden de juiste experts met de juiste competenties snel gevonden. Na onze cloudmigratie wees NetRom een toegewijde DevOps-engineer aan om onze cloudservices, inclusief kosten, te monitoren. Het volledig overdragen van dat proces was nieuw voor ons.”

“Het NetRom team heeft wiskundige en algoritmische competenties en diepgaande domeinkennis. Dit betekent dat er minder tijd nodig is voor het inwerken van ontwikkelaars, heen en weer gaan, en uitleggen. Dit verhoogt de snelheid en maakt klanten zoals XXXLutz veel flexibeler: ze kunnen hun marketingactiviteiten sneller schalen.”

Toekomstplannen

Naast de voordelen van de synergie met NetRom, heeft Contentserv expliciete groeiplannen. Het bedrijf is van plan zijn potentieel uit te breiden door andere e-commerceplatforms over te nemen en zijn markten uit te breiden met verschillende technologieën. Een van de nieuwste mijlpalen is de overname van Shoppingfeed door Contentserv in oktober 2023. Dit heeft de aanbiedingen en mogelijkheden van Contentserv uitgebreid met efficiënte informatiepublicatie op marktplaatsen zoals Amazon, eBay en Zalando, evenals digitale marketingkanalen zoals Google Shopping en Instagram Ads. In 2024 werd een connector gebouwd naar de XXXLUTZ-marktplaats in Shoppingfeed, die laat zien hoe Contentserv klanten in alle verschillende aspecten van hun bedrijfsmodel kan bedienen. Deze strategische zet voltooit het productportfolio van Contentserv tot een AI-gedreven end-to-end oplossing.